Wie ein globaler Industrieanlagenbauer durch effizientes Ersatzteilmanagement Bestände seiner Händler optimiert

Der Industrieanlagenbauer stand vor einigen dringenden Aufgaben: Viele seiner Händler hatten keine Erfahrung in der Ersatzteilplanung. So gaben sie Bestellungen erst auf, wenn ein Kunde Teile anfragte. Keine Ersatzteile vorrätig zu haben, birgt aber das Risiko, Umsatz zu verlieren, weil der Kunde den Stillstand seiner Anlage minimieren muss und ggfs. Teile anderweitig beschafft.

Darüber hinaus fehlte eine durchgängig digitale Unterstützung der Bestandsprozesse zwischen dem Unternehmen, seinen Händlern und den Endkunden. Informationen vom Point-of-Sale (PoS) kamen nicht beim Hersteller an. Dies erschwerte die Bestandsplanung oder das rechtzeitige Erkennen von Problemen an Anlagen.

Die Ersatzteil-Bestände bei den Händlern bewegten sich kaum. Deshalb gingen ihre Gewinne mit der Zeit zurück, so dass sie mehr working capital benötigten. Da es keine systematische Bestandsführung gab, mussten Händler die Teile mühsam im Lager suchen – verschwendete Zeit, die keinen Mehrwert brachte.

Auch die Kunden waren unzufrieden. Ohne die notwendigen Ersatzteile waren ihre Anlagen überdurchschnittlich lange außer Betrieb – es sei denn, sie waren bereit, für teure Notfall-Belieferung zu zahlen. Die Kunden hatten keine zuverlässigen Servicepläne, weshalb sie bei Anlagenausfall nur reagieren, aber nicht agieren konnten.

Genpact identifizierte ein Verbesserungspotential von bis zu 30% bei der Teileverfügbarkeit (fill rate) - dem Anteil des Kundenbedarfs, der aus dem aktuellen Bestand bedient werden kann. Und dass trotz einiger hohen Investitionen, mit denen diese Verfügbarkeit bereits verbessert werden sollte. Obwohl die Teile im Lager des Herstellers verfügbar waren, forderten die Händler sie nicht an – und die Kunden konnten sie nicht kaufen.

Zuerst wollten wir herausfinden, warum die Händler die Teile nicht anboten. Wir suchten also nach Schwachstellen in der Art und Weise, wie sie Bestandsdaten erfassten und verarbeiteten. Klar war: Für eine weitaus höhere Kundenzufriedenheit, mussten wir eine durchgängige Sicht auf die Teile ermöglichen. Dann würden alle entlang der gesamten Service-Prozesskette von Händlern, über Distributoren bis zum Hersteller mehr Übersicht gewinnen.

Genpact entwickelte und implementierte für das Unternehmen daher eine Lösung für die globale Ersatzteilplanung und -beschaffung, die alle Beteiligten nutzen können: Sie vernetzt heute über 1.100 Händler mit +50 ERP-Systems auf sechs Kontinenten über eine hochmoderne cloud-basierte Microservice-Systemarchitektur.
Die Lösung umfasst außerdem real-time-Schnittstellen für die Datenintegration und -validierung sowie die Qualitätssicherung von Teilen – mit automatischen Benachrichtigungen und Korrekturen im System. Jetzt funktionieren die Prozesse reibungslos im gesamten System.

Die Lösung umfasst auch:

• leistungsfähige Teileprognosen und Bestandsoptimierung auf Basis der installierten Anlagenbasis
• modernstes Reporting und Visualisierung, das Händlern weltweit in real-time die Teilebestände sichtbar macht
• einen verbesserten Prozess, mit dem Händler Garantieleistungen beanspruchen können
• Tools zur Planung von Terminen, Ressourcen, Fachwissen und Teileverwaltung
• maßgeschneiderte Planungs- und Beschaffungs-Workflows – von der Zusammenarbeit zwischen Teileherstellern und Händlern bis hin zur Automatisierung der gesamten Planungs- und Beschaffungsprozesse

Dank der neuen Lösung ist die Teileverfügbarkeit für Kunden von 60-70 auf über 85 % gestiegen. Das bedeutet: Viel mehr Ersatzteile können direkt beim ersten Kundenkontakt verkauft werden, aufwendige und für alle kostenintensive Express-Lieferungen werden vermieden und die Umsätze und Margen steigen für Händler und den Hersteller.

Die Händler verzeichnen optimierte Bestände: Weniger veraltete Bestände senken den Bedarf an Betriebskapital, nicht bewegliche Bestände wurden um 9 % reduziert, der Teileumsatz um 15 % – oder etwa 50 Millionen US-Dollar – gesteigert. Automatisierung reduziert geringwertige Tätigkeiten um zwei bis drei Stunden pro Woche bei jedem Händler.

Das Anlagenbauer kann die zentrale Bestandsplanung jetzt auf Basis von PoS-Daten aktiver und präziser gestalten. Der Umsatz seiner Hauptteile ist um 3 % gestiegen. Zudem erfährt er nun früher von Problemen der Anlage und kann so die Zuverlässigkeit verbessern.

Das Unternehmen kann die zentrale Bestandsplanung jetzt auf Basis von PoS-Daten aktiver und präziser gestalten. Der Umsatz seiner Hauptteile ist um 3 % gestiegen. Der Kunde erfährt nun früher von Maschinenproblemen und kann so die Zuverlässigkeit verbessern.

Auch die Kunden profitieren: Dank vorrätiger Teile sind die Reparaturzeiten um ein bis zwei Tage gesunken; ihre Verfügbarkeit ist von etwa 65 auf 86 % gestiegen. Sie sparen Kosten, weil sie keine Notfall-Preise zahlen müssen. Außerdem können sie durch die Werkstattmanagement-Funktion der Lösung Wartungsarbeiten vorausschauend planen.

Und das ist noch nicht alles: Die verfügbaren PoS-Daten des Unternehmens zeigen Möglichkeiten für Cross-Selling und Marketing auf. Garantieleistungen können so einfacher und schneller beansprucht werden.

Dies alles erzeugte Aufsehen in der Branche und der Industrieanlagenbauer hat bereits mehrere Innovationspreise gewonnen.

Profitieren auch Sie von den integrierten Lösungsansätzen Genpact‘s!